地方自治体はBPMの夢を見るか(2)

前項からの続きです。

前半ではBPMの説明と導入時のメリット、デメリットについて検討を行いました。それでは実際の導入をイメージして行きたいと思います。

本来、BPMは組織内の業務が電子化している、もしくはするのが前提ですが、電子化が遅れている地方自治体に全ての業務を電子化しBPMまで導入しようとすると、初期コストがかかり過ぎるのと、複雑な業務自体を洗い出してプロセスに落とすという作業も膨大になりがちなので、いきなり全部は無理です。ではどうすれば良いのでしょうかか?以下、私からの1アイデアです。

1.業務を全部プロセスに落とさない

矛盾しているような事ですが、現状行っている業務を”全て”プロセスに落とそうとすると複雑で難しいので、その業務の最初から最後までの流れを俯瞰して、重要なポイントのみ”マイルストーン”として抜き出し、そのマイルストーンの繋がりを業務プロセスとしてBPMにマッピングします。そうすることで、回覧、根回し等々複雑な部分を省略して表現できますし、後述する全て電子化しなくてもいい理由にもなります。

2.電子化せずに2次元バーコードで管理

最近公文書の中にも2次元バーコードを見かけますが、これをもっと有効活用しようと。まだまだ自治体の中の業務は紙ベースのものが多いですが、それらを電子化するのは時間もお金もかかるので、2次元バーコードを印刷してトラッキングできるようにしてはどうでしょうか?そうすれば現場の人はただ2次元バーコードがついているだけのいつも通りの紙で作業できますし、バーコード読み取り装置も市販品で対応できるので、初期コストも押さえられます。また、途中途中の決済印もただ名前の判子ではなく、決済者とタイムスタンプ情報を含んだバーコードを決済印欄に印刷しておけば、後から正確にデュープロセスを追跡することもできるので、不正防止にも役立つと思われます。

3.2次元バーコードとマイルストーンをマッピング

ここまで来ると想像し易いと思いますが、1.で定義したマイルストーンに業務(紙)が回ってきたら、バーコードリーダーに読み取らせ、BPM側に情報送信すれば、その業務のマイルストーン間の経過時間、決済者、1日の業務量等を管理できるので、BPM導入の本来の目的でもあるPDCAサイクルを回し、全体最適を図れるのではないでしょうか。

以上が地方自治体が比較的安いコストでBPMを導入できると考える私のアイデアです。

役所の人にとってはBPMは自分たちを縛るものの様に写るかもしれませんが、実は縛るものではなく、解放するものと私は考えています。その理由は、先のメリットとも被りますが

  1. 仕事量を正確に測れるので年功に関係なく客観的にあなたの仕事が評価されます
  2. 不正をしていないという証拠を作る様な仕事をしなくて済みます
  3. 市民が役所内の業務を理解しやすくなるので、役所への壁が低くなり、政治参加しやすくなり協力を得られ易くなるでしょう

首長さんスモールスタートでも良いので導入検討しませんか?

 

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